Gastos de locomoción, manutención y estancia
Tratamos de aclarar en esta nueva entrada de nuestro blog una cuestión que suele generar dudas tanto entre los pagadores como entre los perceptores de este tipo de asignaciones, en cuanto a su deducibilidad para los primeros y su tratamiento como renta del trabajo entre los segundos.
No se considerarán retribución para el trabajador y sí gasto deducible para la empresa las cantidades que se abonen para compensar los gastos de viaje que se produzcan fuera del centro de trabajo habitual, bajo los siguientes requisitos e importes máximos:
- Cuando el empleado utilice transporte público: el importe que la empresa satisfaga específicamente por el gasto realizado, siempre que se justifique mediante factura o documento equivalente (billete de avión, de tren, etc.).
- En otro caso (medios de transporte privado): la cantidad que resulte de computar 0,26 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique el desplazamiento. A ello hay que añadir los gastos de peaje y aparcamiento que la empresa satisfaga y que se justifiquen.
Para que el gasto de desplazamiento sea deducible se exige la justificación de la realidad del desplazamiento, y que el cómputo de los kilómetros recorridos comience en el centro de trabajo, nunca en el domicilio particular del trabajador.
Dietas de manutención y estancia. Régimen general.
No se considerarán retribución para el trabajador y sí gasto deducible para la empresa las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, siempre que cumplan las siguientes condiciones:
- Los gastos de manutención y estancia deben producirse en un municipio distinto a aquel en el que está situado el centro de trabajo habitual al que está asignado el empleado y también del que constituya la residencia del trabajador.
- La permanencia de los trabajadores en un mismo municipio (diferente del habitual de trabajo y del de residencia) no debe ser superior a los 9 meses de forma ininterrumpida.
- No se necesita acreditar la cuantía diaria para manutención pero sí deben acreditarse los días y lugares de desplazamiento, así como su razón o motivo.
- Las cuantías máximas diarias no gravadas son:
A tener en cuenta:
- Estas cuantías pueden no alcanzar a cubrir los gastos reales en que incurre el trabajador. En este caso el exceso pagado se considera rendimiento del trabajo.
- Las dietas y asignaciones por gastos devengados en el municipio del lugar de trabajo habitual del perceptor o en el de su domicilio se consideran rendimiento de trabajo en su totalidad.
- No se aplica el régimen de dietas a los trabajadores contratados para una obra determinada para los que se considerarán rendimientos del trabajo las remuneraciones que reciban por estos conceptos.
- En el caso de que la empresa abone al trabajador una cantidad inferior al máximo determinado según el cuadro anterior sólo será deducible la cantidad efectivamente abonada.
- A efectos de IVA los documentos han de cumplir los requisitos de factura y tendrán que emitirse a nombre de la empresa.
- En el caso de asignaciones globales, sin distinguir entre gastos de manutención y alojamiento, para la determinación de la cantidad exonerada de gravamen se descontarán de la cantidad total asignada al trabajador los importes que éste justifique como gastos de estancia y la diferencia será deducible como manutención con los límites máximos descritos. Si el trabajador no justificase cantidad alguna en concepto de gastos de estancia la cantidad total asignada se tomará a estos efectos como gastos de manutención.
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